家庭檔案整理方案 | 找不到的文件，這次一定能夠找到！

合同書、保險單、借據、協議書、出生證明、求學記錄、學歷證書、私人信件、相片……依附于個人而產生的文件，記錄著一個個珍貴的時刻，細心收集、保存、歸攏，整合成一個人的成長史。而這些文件、物品，也是家庭歷史不可缺少的一部分。

證券、股票、保險單、電器購買單據、電器說明書……跟隨生活不停出現的各類文件，家庭共有，人人享用。

這些有著濃重時代色彩的各種家庭文件，也是社會變遷的小小縮影，共同成為家庭生息不止的精神財富。

！！！ 然而 ！！！

在生活中，我們有很多 「 找不到 」 的情境發生，最頭疼的是在緊急時刻，找不到重要的證明單、票據、說明書……東找西翻，越著急越找不到，放棄尋找后，不到兩天就會自動出現，好像是誰故意安排的一場惡作劇。

………………………………生氣到爆炸…………………………

家庭中，成員經歷的不斷豐富、社會交際的深入和廣泛，家庭生活物品的采購更新，票據、合同、證書、保修卡等文件與日俱增，科學合理的分類、管理和保存，日益成為一項重要的家務事項。不僅有利于重要的文件在需要使用時，能快速準確的找到，也能夠使得有紀念意義的文件和物品在欣賞、分享時，不出現 「 找不到 」 或 「 找不全 」 的尷尬情境。

如何才能科學合理的管理文件，創建家庭檔案呢？不妨從這幾件小事開始。

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專人管理

相較于一般的清潔或打掃類家務，人人都能做、都可做，家庭檔案最好由家庭中的專人來管理。

通常情況下，以主管家庭日常事務的長者來統一收管、整理。護照、身份證等比較私人的且經常使用的文件可以自己管理。

明確權責，減少家庭成員間出現埋怨情緒，也能夠有效的發揮家庭檔案最大的使用價值。

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材質分類

從材質上分，紙質類、感光材料、磁性材料和其他。不同材質的文件在保存上有不同的要求。

紙質文件占據家庭檔案比重大，而且種類多樣、規格不一。如獲獎證書、獎狀、商業合同書等，紙張的大小、厚薄、形狀各不相同。建議規格偏小、單張、較薄的文件放入檔案袋，集中收納。大開面、成冊的文件放入文件夾中。

感光材料的文件主要是相片和底片，一旦受潮極易引起變質、褶皺、失色，而且很難恢復。光照則易引起褪色，造成相片色彩失真，欣賞效果大打折扣。因此，保存此類文件時，防潮避光是重點。

此外，底片整理時要小心謹慎，防止手指直接觸摸，留下指紋，避免底片劃傷，帶上薄手套整理是個很好的預防措施。

磁性材料的文件主要有錄像帶、磁帶、計算機軟盤等，高溫、磁場、潮濕、灰塵都能對此類文件造成嚴重損壞，保存要求相對較高。在保存時，避免放置在電視、音箱、收音機等電器旁邊。以干燥、避光的地方為佳，經常清除灰塵。

梅雨季時節，將磁帶、錄像帶等放入密封的塑料收納盒中，并放入干燥劑等吸潮物，起到更好的防潮效果。

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長期保存和短期保存

合同書、保險單、借據、協議書等，通常在一定時間內或是某種條件下有效且非常重要，有效時間已過或者某種條件不再存在時，有效性和價值就會發生降低，甚至完全喪失。

保存時，可以將有明確時間期限的文件分別放入標有“一年”、“五年”、“十年”等以時間長度為標簽的文件夾，集中放置到一個檔案箱中。有效期超過十年的文件可視為永久有效的文件，集中收納到永久保存的檔案箱中。

值得注意的是，文件不要在有效期剛過就銷毀，可以再放置一段時間，比如三年。家庭檔案銷毀后，要在檔案目錄表中寫明銷毀文件名稱和銷毀時間。

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檔案目錄表

家庭檔案目錄表中可設置：家庭檔案名稱、有效期限、到期年月日、銷毀時間等重要的數據項，一一記錄下來，不僅能一目了然的查看所有正在保存的檔案有哪些，也可以在需要使用時，快速準確地查找到需要的文件。